電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」を提供するGMOグローバルサイン・ホールディングス(東京都港区)は、媒介契約書などの電子化を推進し、業務の効率化を実践している不動産仲介・管理業の光文堂インターナショナル(東京都渋谷区)をゲストに、セミナー「不動産契約書を電子化するための準備とコツとは」をオンラインで開催した。
GMOグローバルサイン・ホールディングス電子契約事業部不動産DXプロジェクトマネージャーの菅佑太氏は、同社提供サービスについて、「事前に発行される電子証明書に基づき厳格に本人性を確認する当事者型と、メール認証で簡便に締結できる立会人型の両方の電子署名による電子契約に対応している。電子契約は、ペーパーレス化や郵送費などのコスト削減、情報の一元管理が可能となる。オンラインで来店が必須ではないため、締結する場所を選ばず、時間も縛られずに日程調整が容易となり、自由度が高まる。遠方の顧客にも対応できるため、顧客満足度の向上に期待できる。活用に際しては、比較的に業務工程が簡易な媒介契約書や更新契約書、業務委託契約書、NDA(秘密保持契約書)などの締結時から始めれば、利便性を実感して業務の電子化の定着や、ほかの業務の横展開にもつながりやすくなる」と解説した。
実際に同社提供サービス「電子印鑑GMOサイン」の「契約印&実印プラン」の活用を2023年5月から推進している光文堂インターナショナル営業主任の中山清隆氏は、「当社は集客方法で無料動画配信サービスYouTubeを活用しており、それを介した問い合わせが急増する中、電子契約サービスを活用することで、締結に向けてこれまでは1週間以上必要だった郵送作業が1日間もしくは2日間程度に縮減している。
また、在宅勤務の不動産エージェントが各自で契約を締結できるようになったことで、本社スタッフの事務作業の負担が軽減した。当社では、ほぼ全ての媒介契約書の締結を電子化している。当初の導入活用に際しては、とにかくできるところから小さく始めるスモールスタートを切ろうと認識を共有した。運用方法を定めたことで、活用が定着している。顧客も従業員も操作で迷うことはほぼなく、コストの削減だけではなく、期待していた以上の業務効率化を実現している。今後も積極的に活用していく」と説明した。
